Как составить план действий и почему это важно. Вы знали, что это залог успеха

Друзья, раз Вы здесь и читаете эту статью, значит Вы уже сделали свой первый шаг к настоящему счастливому будущему. И с этого дня, Вы начнёте подготавливать почву, для нового, процветающего проектаю. Вашего проекта! 

Начнём по порядку, чтобы ничего не упустить и чтобы Вы уловили суть процесса. Это важное звено в этой большой цепи. Возьмите ручку, блокнот, – так удобней, по своему опыту знаю. Я всегда записываю в блокнотик свои мысли или делаю пометки, если читаю какую-то книгу и нахожу что-то интересное для себя. Любой текст можно прочитать и забыть. Ведь наш мозг так интересно устроен, он убирает то, что нам не нужно на данном этапе, в самые потаённые места нашего подсознания, иначе мы просто бы сошли с ума, от такого потока информации. А в блокнот можно записать самые важные пунктики, тезисы. Потом откроешь блокнот, и наше подсознание начинает анализировать и доставать информацию, которая лежала на полочках нашего мозга, аккуратно сложенная. -Ага, вот оно, это именно то, -да-да, то, что было нужно, что не хватало в моей цепи. Вот так устроен наш с вами мозг, это если коротко. Ну это вы и без меня знаете, не правда ли.

Почему важно иметь план действий? 

Потому что это может быть вашим компасом на пути к цели, позволяющим шаг за шагом отслеживать эффективность ваших действий. Это инструмент, который, следуя почти фиксированной схеме, которую можно настроить в зависимости от сложности проекта, можно использовать как в профессиональной, так и в личной сфере.

Итак, давайте посмотрим, как составляется план действий и почему важно уделить время его созданию, чтобы повысить шансы на успех в достижении поставленных целей.

Что такое план действий?

План действий — это четко сформулированный документ, который делит процесс на этапы, необходимые для его завершения, спланированные во временной последовательности. Процесс, в свою очередь, направлен на достижение цели, достижение которой должно происходить эффективным и результативным образом: другими словами, успех должен быть измерим. В частности, эффективность измеряется путем установления крайних сроков с датой начала и окончания для отдельных этапов процесса.

В наброске плана действий можно указать одну или несколько целей, и эти цели могут быть как карьерными, так и рабочими, а также личными.

Для чего нужен план действий?

План действий полезен на разных уровнях цепочки рабочего процесса. Например, он может помочь сотрудникам понять критические моменты, которые необходимо улучшить, чтобы повысить эффективность их работы, а также может использоваться менеджерами для назначения задач членам своей команды.

Основные цели плана действий можно свести к двум понятиям:

Контроль: сроки и обязанности обозначены черным по белому и позволяют вам шаг за шагом следовать цепочке процессов.

Мотивация: наличие намеченного плана с конечной целью и промежуточными целями, которые мы определим как «вехи» пути, позволяет вам сохранять высокую концентрацию и находить правильные стимулы, чтобы оставаться в установленных временных рамках и если это предусмотрено, в рамках бюджета.

Как составить план действий?

На этом этапе я уверен, что вам не терпится начать записывать свой план действий, чтобы вы могли встать на путь к своей цели спланированным и эффективным образом. Одним из преимуществ этого инструмента является то, что его можно применять к различным сценариям без изменения структуры: на практике, составляете ли вы план действий по внедрению посещений электронной коммерции компании или вам нужно похудеть, запрашиваемая информация и необходимые шаги те же. Действия и сроки, очевидно, будут меняться вместе с целью.

Перед подробным анализом того, как создаётся план действий , давайте сосредоточимся на предварительном этапе: мозговом штурме. После того, как цель будет поставлена, вам нужно будет чётко обозначить всё, что вам нужно для её достижения в установленные сроки. Будьте внимательны и не упускайте из виду даже мельчайшие детали. Проще всего это сделать, ответив на тематические вопросы:

Действия: «Что мне делать?»; «Как мне применить их на практике?» = определить этапы пути, «вехи» на пути к конечной цели.

Люди: «Кто что делает?»; «Можно делегировать?» = установить человеческие ресурсы, которые будут способствовать успеху плана действий.

Время: «Когда должен быть завершен проект?»; «Каковы индивидуальные сроки каждой «вехи» пути?» = найти временную шкалу. Практический совет: записывайте каждый крайний срок так, как вы считаете наиболее подходящим, как вы привыкли (дневник, календарь или мобильный телефон).

Как написать свой план действий

На этом этапе всё, что остаётся, — это перейти к фактическому написанию вашего плана действий, выполнив 5 структурных шагов.

Ставьте SMART-цели

Схема SMART (аббревиатура от английских слов «специфический», «измеряемый», «достижимый», «релевантный», «временной») является наиболее распространенной для установления правильной цели. Давайте узнаем подробно, из чего он состоит:

Конкретный: цель должна быть определена в деталях. Например, если вы работаете в коммерческом секторе, вместо общей цели, такой как «Увеличить продажи продукта X», вы можете установить её как «Увеличить продажи продукта X на 15%».

Измеримый: это основной шаг для успешного плана действий, потому что, если цель неизмерима, весь «замок» рушится. Давайте вернемся к примеру, приведенному в предыдущем пункте, и представьте, что вы хотите достичь цели по увеличению продаж на 15%. Важно, чтобы вы составляли еженедельные и ежемесячные отчеты, чтобы проверять прогресс своих действий.

Достижимый: да — сложным целям, позволяющим испытать себя, и нет — целям, которые объективно недостижимы.

Релевантность: цель должна соответствовать заданному сценарию и соответствовать вашим навыкам и установкам.

Основанный на времени: последнее, но не менее важное, когда вы устанавливаете основную цель, вы должны увязать её с временными рамками, поэтому, возвращаясь к нашему примеру, фокусом вашего плана действий будет «Увеличить продажи продукта X на 15 % в следующем семестре.

Перечислите действия, которые необходимо выполнить

Список действий, которые необходимо выполнить для достижения цели, представляет собой назначение отдельных этапов на маршруте. Это ряд вех, которые успешно приведут вас к основной цели, поставленной в вашем плане действий. Эта фрагментация позволяет измерять прогресс и детализировать конкретную программу действий.

Допустим, конечной целью является «Увеличить доход на 5% в течение следующих 12 месяцев», вехой может быть «Получить повышение», что, в свою очередь, может включать в себя изучение нового сложного навыка в качестве цели для расширения ваших обязанностей. Как видите, речь идёт о детализации каждого действия, чтобы иметь возможность завершить его вовремя и пересечь финишную черту победителями.

Истечение «вех»

Фактор времени является решающим в успехе плана действий. У вас будет дедлайн для каждого действия, а не только для достижения основной цели. В частности, последовательность действий, которые ведут вас к промежуточным вехам, создаёт вашу временную шкалу, или временную шкалу, которая всегда будет показывать вам, где вы находитесь в программе и как далеко ещё нужно пройти.

Выделять ресурсы

Если проект, над которым вы работаете, является масштабным, вы почти наверняка будете работать в команде. В этом случае важно разделение задач, чтобы шестерня крутилась правильно и в установленное время. Каждый член команды будет иметь свою роль в плане действий и будет способствовать его успеху, поэтому вам нужно будет четко отметить обязанности каждого и периодически подводить итоги ситуации.

С этой целью могут быть полезны внутренняя отчетность и проведение регулярных совещаний. Такая же точность и внимание к деталям требуются при распределении бюджета, необходимого для завершения каждого отдельного процесса, или общего бюджета, исходя из стоимости персонала, оборудования и стоимости времени.

Мониторинг прогресса

Мониторинг важен, когда вы претворяете план действий в жизнь. Без этого мы рискуем упустить из виду конечную цель и свести на нет все приложенные усилия. На этом этапе важно иметь измеримые количества для каждой отдельной цели. Другими словами, вам понадобятся параметры, которые дают точную оценку того, как идут дела.

Допустим, для вашей основной цели вы предусмотрели 6 действий, которые нужно выполнить за 6 месяцев , и что первые два действия представляют большие трудности, чем другие. Вы можете запланировать первые два в течение 4 месяцев и тщательно проверить, достигнуты ли промежуточные этапы. Затем вы можете сосредоточить все свои усилия на выполнении 4 недостающих действий в последние два месяца. Завершение действий в этом случае говорит вам о том, как продвигается ваш план.

Сводная схема для написания плана действий

Чтобы помочь вам составить план действий, помните о следующих моментах:

Угрозы/Возможности: определите сценарий, например, вы могли заметить, что конкурент вырос больше, чем вы, и вы хотите принять контрмеры, или вы увидели, что на рынке есть хорошие возможности для продукта конкретной компании.

Цель: это цель, ради которой вы внедряете свою организационную машину и решаете инвестировать время и ресурсы.

Действия и вехи: это шаги, которые необходимо выполнить, отмеченные промежуточными вехами и измеряемые на основе результатов, необходимых для каждого шага.

Препятствия: потенциальные трудности, с которыми вы и ваша команда можете столкнуться при выполнении задач, необходимых для выполнения каждого действия.

Временная шкала: крайний срок для каждого действия в последовательном порядке.

Ресурсы: люди, оборудование и время, необходимые для выполнения каждого шага.

Обязанности: определение членов команды, к которым следует обращаться для достижения различных промежуточных целей.

Мониторинг: определение параметров, которые вы будете использовать для отчетов статистической оценки различных процессов и отдельных действий.

Друзья, если Вы что-то не записали, Вы всегда можете вернуться и найти то что вам нужно. Не забывайте читать мои статьи, в них только важныя информация для людей, которые хотят развиваться и быть успешными в жизни. Я имею в виду Вас и только вас, если вы дочитали, значит именно Вы, станете тем человеком, который добьётся всего, благодаря своему упорству и самообразованию, а это именно то, чем вы сейчас занимаетесь. Да-да, Вы именно сейчас, в эту секунду прокладываете себе тропу в безбедную счастливую жизнь! И именно эта тропа, станет дорогой счастья для Вас и Ваших Близких! До новых встреч, Друзья!