Как давать обратную связь на работе: советы и примеры

Обратная связь является важным инструментом коммуникации для повышения производительности на рабочем месте. Но почему обеспечить эффективную обратную связь так сложно? В этой статье вы найдете 6 советов, как наиболее эффективно давать обратную связь, и несколько примеров предложений для отрицательной и положительной обратной связи.

Обратная связь: что это такое и почему это важно в рабочей среде

Термин «обратная связь» используется в различных направлениях (психология, информационные технологии и т.д) в разных значениях. На рабочем месте выражение обратной связи означает сообщение человеку наблюдений относительно определенного поведения. Обмен этими наблюдениями позволяет получателю корректировать будущее поведение с целью улучшения.

В чем разница между отзывом и суждением?

В то время как суждение произносится недвусмысленно, обратная связь формулируется с целью полезного воздействия на ситуацию, к которой она относится, позволяя модифицировать, исправлять или усиливать поведение. Суждение не обязательно имеет последствия; обратная связь, с другой стороны, выражается именно для того, чтобы производить эффекты.

Кто отвечает за обратную связь?

Думать, что только менеджеры и руководители групп компетентны давать обратную связь, — ошибка. Мы все даём обратную связь более или менее напрямую. В быстро меняющейся рабочей среде привычка открыто предоставлять и получать конструктивную обратную связь от коллег является признаком хорошо налаженного общения. Получение обратной связи, по сути, позволяет вам иметь внешнюю точку зрения на вашу работу и таким образом, расширять осведомленность о вашей работе.

Когда обратная связь эффективно интегрирована в коммуникацию профессиональной среды, это приводит к повышению производительности и общего благополучия, сотрудничеству и обмену информацией. Поэтому хорошей идеей является включение обратной связи в повседневную практику рабочей группы, официально посвященных такого рода обмену мнениями.

Почему так сложно оставить отзыв?

Сколько раз, собираясь заплатить, вы хотели сказать парикмахеру, что стрижка вас не устроила? А сколько раз, когда в ресторане блюдо разочаровывает ваши ожидания, вы не можете открыто выразить своё разочарование официанту? Подобные ситуации демонстрируют, что в личной жизни, как и на работе, честный и своевременный отзыв может показаться очень сложным. Когда вы хотите дать отрицательный отзыв, вы беспокоитесь о о том, что:

А.) Испортите настроение или обидите получателя

Б.) Беспокоитесь об эмоциональной реакции собеседника

В.) Покажитесь «занозой в заднице» или как говорят в американских фильмах «плохим парнем»

Г.) Иногда мы также воздерживаемся от положительных отзывов, потому что склонны полагать, что признательность заставляет людей ничего не делать, (ну типа того: меня похвалили можно ничего не делать, я молодец) и следовательно, терять мотивацию к совершенствованию, или мы думаем, что поощрение излишне, когда человек «просто сделал свою работу».

Короче говоря, когда дело доходит до обратной связи с коллегами и сотрудниками, в игру вступают некоторые деликатные аспекты, к которым часто добавляется управление эмоциональной нагрузкой. Для этого советую вам подумать над предложениями, содержащимися в следующем пункте.

Как оставить отзыв

Смущение, которое вы можете испытывать, когда дело доходит до обратной связи, можно преодолеть, научившись справляться с ситуацией. С помощью этих предосторожностей вы поймете, как лучше всего поставить речь, и поставите своего собеседника в положение, позволяющее понять, что вы хотите ему сказать.

1. Выберите правильный момент

В общем, лучше не ждать слишком долго и донести свой отзыв как можно скорее. Это особенно верно в случае положительной обратной связи: замечания, отправленные своевременно, будут иметь большую ценность. В случае отрицательной обратной связи, избегая слишком долгого ожидания, рекомендуется учитывать эмоциональные аспекты, прежде чем спешить с речью. Если вы злитесь или расстроены, вы вряд ли сможете хорошо общаться. Постарайтесь убедиться, что другой человек также может спокойно воспринять ваши замечания.

2. Сосредоточьтесь на поведении

Чтобы не задеть самооценку другого человека или не повредить вашим отношениям, не навешивайте ярлыки и не переводите наблюдение в суждение о человеке. Ограничьте себя отзывами о производительности, используя описательный и фактический язык.

3. Сделайте конкретные наблюдения

Чтобы быть полезным, обратная связь не должна быть расплывчатой ​​(«вы работаете неправильно») или общей («постарайтесь повысить свою продуктивность»). Обратитесь к конкретному случаю.

4. Подчеркните воздействие

Для тех, кто получает обратную связь, может быть полезно узнать о последствиях их поведения для работы других. Получение внешнего взгляда часто полезно для изменения позиции и корректировки всего процесса.

5. Основывайтесь на фактических наблюдениях

Описывайте факты, не добавляя интерпретаций или суждений, и основывайте свои утверждения на объективных ценностях. Обратная связь не является оценкой или мнением.

6. Оставайтесь открытыми

Обращайтесь к другому с открытым и чутким отношением, чтобы установить положительное общение. Сделайте акцент на улучшении и сравните изменения, которые необходимо внедрить.

Ошибки, которых следует избегать при предоставлении обратной связи

Есть несколько распространенных ошибок, которые могут свести на нет благие намерения, стоящие за обратной связью. Постарайтесь обратить на них внимание и вы научитесь их избегать.

Избегайте использования таких слов как «всегда» и «никогда».

Не сравнивайте себя с другими сотрудниками или коллегами ни в положительную, ни в отрицательную сторону.

Избегайте таких выражений, как «Я говорю это для вашего же блага» или «Вы должны понять, что…».

Не изолируйте получателя от остальной команды. Избегайте формулировки вроде «Мы все заметили, что вы…».

Вы не приписываете вину, так что постарайтесь не говорить в обвинительном тоне.

Когда обратная связь конструктивна

Это может быть направлено на исправление неэффективного, неправильного или непродуктивного поведения (отрицательная обратная связь) или на поощрение и улучшение эффективного поведения, успешной работы или хорошего управления (положительная обратная связь). Характерной чертой обратной связи является то, что она по своей сути конструктивна, независимо от предпосылок. Цель состоит в том, чтобы показать получателю возможности для улучшения. Давайте посмотрим на некоторые примеры, с помощью которых можно обращаться к коллегам и сотрудникам в двух случаях.

Положительный отзыв

Благодарность — отличный способ побудить человека делать (или продолжать делать) всё возможное. На рабочем месте положительная обратная связь обнадеживает, мотивирует, способствует благополучию отдельных лиц и повышает производительность команды. Кроме того, положительная обратная связь устанавливает фиксированную точку, эталонный стандарт качества. Выражая положительную обратную связь, вы можете попытаться указать возможности для улучшения, не обесценивая сделанную оценку.

Примеры предложений для положительного отзыва

• «В данном случае ваш вклад имел решающее значение для успеха презентации. Вы очень хорошо поработали. В следующий раз, когда у вас будет больше времени на подготовку, все будет еще лучше».

• «Ваше предложение изменить стратегию в последнюю минуту оказалось хорошей идеей, мне очень понравилось».

• «С тех пор, как вы присоединились к компании, вы приобрели много новых навыков и продемонстрировали свою способность самостоятельно управлять ситуацией. Поскольку вы, кажется, готовы к новому вызову, я хотел бы доверить вам руководство этим новым проектом, что вы думаете?"

• «Я хотел бы узнать ваше мнение об этом проекте: ваша интуиция оказалась очень эффективной, и я думаю, что вы можете помочь мне решить и эту проблему».

Негативный отзыв

«Хвалите публично, критикуйте наедине». Когда вам нужно оставить отрицательный отзыв, вы можете сделать это незаметно, убедившись, что вы находитесь один на один с получателем. Чтобы указать направление для улучшения, вы можете включить конкретное предложение, чтобы вместе согласовать цели.

Примеры предложений для отрицательного отзыва

• «Я видел, что вы сдали проект через четыре дня после крайнего срока. В следующий раз я хотел бы, чтобы вы уведомили меня вовремя, чтобы мы могли вместе назначить новый крайний срок».

• «Производительность вашей команды упала на 20% в прошлом квартале. Были ли какие-то внутренние проблемы? Я бы хотел, чтобы мы их обсудили».

• «Я заметил, что вы допустили несколько ошибок за последний месяц. Вы кажетесь рассеянным и это влияет на вашу работу. Если это личные проблемы, дайте мне знать, если я могу что-нибудь сделать, мы можем поговорить об этом?»

• «Во время встречи вы трижды прерывали клиентку, заставляя её нервничать. В следующий раз дайте ей высказаться и послушайте, что она хочет сказать».

Друзья, теперь, когда вы понимаете важность предоставления обратной связи и того, как правильно давать её на работе, вам просто нужно внедрить все эти знания в свои рабочие процессы. До новых встреч!