Как быть продуктивным в нелёгкой работе и стремительно развивающейся жизни

Независимо от того, работаете ли вы в качестве сотрудника в компании или работаете не по найму (то есть, на себя), у вас всегда будет цель повысить производительность. 

Часто говорят, что для того, чтобы всё успевать, в сутках должно быть больше часов: на самом деле, анализируя обычный день, можно понять, что во многих случаях проблема связана с оптимизацией времени, которое мы часто используем для выполнения неважных занятий. Одним словом, мы просто впустую тратим наш самый главный ресурс, который невозможно восполнить – это время. В моем статье Вы найдете очень ценные советы и рекомендации о том, как быть продуктивным на работе (и не только).

Как быть продуктивным на работе и в жизни

Говоря о продуктивности, следует также включить дополнительные виды деятельности, потому что, даже если они касаются досуга или личных обязательств, хорошая организация и адекватный подход позволяют получить лучшие результаты. 

Ведь правда же, когда мы говорим о результатах, мы, очевидно, имеем в виду достижение целей, которые могут варьироваться от выполнения определенного количества задач до простого осуществления личной деятельности. 

Как говорил Джим Рон, (автор бесчисленного множества книг по психологии, посвященных личностному развитию и достижению успеха в бизнесе и в жизни) – «Результат - это просто последствие наших действий. Мы сами создаём свою жизнь, свой результат».

Столкнувшись с чувством неудачи, которое вы иногда можете испытывать, если не можете выполнить запланированные действия, реакция может быть двух типов, это:

1. Уменьшить свои амбиции

2. Повысить свою производительность.

Задумайтесь, это же действительно так, ведь правда?

Однако эти две реакции не всегда являются тем выбором, которые сиюминутно можно применить. И это правда. В личном поле у ​​вас больше гибкости, поэтому вы можете отложить проект или увеличить время его реализации. В профессиональной же сфере свобода выбора ограничена. В случае работы по найму приоритетом является работа компании. А в случае если вы работаете сами на себя, есть условия, при которых определенные процессы нельзя отложить или отменить, потому что ваша карьера может быть поставлена ​​под угрозу. Ведь за нас никто не будет думать, как организовать день, мы же работаем на себя, поэтому и выстраиваем всю цепочку этих процессов сами.

Шаг первый: понять себя

Любое изменение, затрагивающее наши привычки, требует значительных усилий. Изменение нашей рутины, изменение области, в которой мы двигаемся, всегда трудный шаг. Поэтому первый шаг, который нужно сделать, — это понять, каковы ваши цели, сильные и слабые стороны. Если ваша рутина лихорадочна, останавливаться, чтобы подумать о том, как улучшить вашу производительность, может показаться пустой тратой времени, но на самом деле было бы полезно поразмыслить над этими этапами:

• вещи, чтобы улучшить

• личные ресурсы для развертывания

• сильные и слабые стороны.

После того, как вы определили критические области, какие ресурсы вы можете использовать и каковы ваши потенциальные или менее продуктивные аспекты, вы можете подумать о реализации стратегий.

У каждой работы есть свои проблемы

Остановитесь, проанализируйте свой день и обратите внимание на:

• отвлекающие факторы и как следствие, пустая трата времени

• действия, которые требуют от вас больше усилий, и те, которые вы выполняете с большим спокойствием.

Фрилансеры и сотрудники

К числу отвлекающих факторов внештатного работника, безусловно, можно отнести телефонные звонки в рабочее время (повторяющаяся фраза: работаешь, не отвлекаю и т.д.). Есть такое, правда? Это как звонок в 3 часа ночи -да (спишь.. -нет «блин» кузнечиков вышел на поле половить, в 3:00 ночи.). 

Также к отвлекающим факторам относятся поиск в интернете материалов, не связанных с работой, ну что-то вроде, это нужно семье, личные электронные письма и тому подобное, ну вы меня поняли, Да?

С другой стороны, работник, даже если он работает по заранее установленному графику, может страдать от стресса, вызванного накоплением незавершенных работ, которые в любом случае должны быть выполнены до истечения срока их действия. 

Брайан Трейси, (автор книг о саморазвитии), говорит – «Стресс на работе – это повод поработать над собой.»

Также в этом случае довольно часты элементы беспокойства: многочисленные не всегда важные электронные письма, встречи (часто чрезмерно продолжительные по сравнению с реальными потребностями), просьбы коллег, бюрократические процедуры.

Ещё одна важная цитата, о которой стоит задуматься и поразмыслить: «стресс - это нечто такое, что создаётся внутри нас, в наших мыслях и ощущениях, но не находится вне нас» – Уэйн Дайер (писатель, автор множества бестселлеров)

Как быть продуктивным на работе?

Как только вы определили проблемы, влияющие на вашу продуктивность, вам необходимо принять меры, иначе всё останется по-прежнему, а стресс и разочарование только возрастут.

Итак, давайте посмотрим, как быть продуктивным на работе:

Планирование: запишите мероприятия, которые необходимо выполнить в течение дня, и разделите их на категории, например: интересные, приоритетные, неинтересные, не приоритетные. Таким образом, у вас будет чёткое представление о двух аспектах: какие задачи нужно выполнить в первую очередь, а какие лучше сделать сразу после них. 

Первые являются приоритетными (например, доставка в определенное время), а вторые — это те, которые, будучи более утомительными для вас, лучше осуществить как можно скорее.

Воспользуйтесь своими сильными сторонами: если есть более сложные действия или действия, требующие больших усилий, выполняйте их в то время дня, когда ваш уровень внимания и ваша энергия на максимальном пиковом уровне.

Одно за другим: современное общество требует от нас думать и делать многие вещи вместе. Таким образом, вы рассеиваете свою энергию гораздо быстрее. Делайте одно дело за раз, с полной концентрацией. Совместное выполнение большего количества задач способствует падению концентрации: это означает, что действия могут выполняться неоптимальным образом, что требует корректировок, которые способствуют увеличению стресса, особенно с учетом сжатых сроков.

Устраните отвлекающие факторы: это может показаться тривиальным, но это первый шаг, который нужно сделать. Например, если вы обнаружите, что новые электронные письма постоянно отвлекают вас и что не все из них срочные и требуют вашего внимания, выберите время в рабочее время для чтения и ответа на электронные письма. 

Вы можете установить на это занятие по 10 минут каждый час. Таким образом, помимо того, что вы не будете отвлекаться при выполнении других задач, вы будете концентрироваться на электронных письмах, которые вы получаете и отправляете, потому что вы не будете думать одновременно о стационарной работе. 

Вы можете сделать то же самое со своим телефоном: отключить уведомления о сообщениях, положить его в ящик и проверять только через поставленные вами промежутки времени.

Установите перерывы: работа в течение нескольких часов без остановки приводит к усталости, потере концентрации внимания, раздражению. Всё это ухудшает производительность на работе, а также влияет на качество свободного времени. В ходе работы следует планировать перерывы, во время которых лучше покинуть рабочее место и сменить обстановку. Я искренне советую Вам не использовать перерывы для проверки электронной почты или других дел, связанных с работой, потому что Ваш мозг нуждается в восстановлении энергии.

Сгруппируйте похожие действия вместе: время часто теряется, потому что во время работы человек останавливается, чтобы отправить электронное письмо, затем возобновляет предыдущее действие и, наконец, вспоминает, что нужно отправить еще одно электронное письмо. Или, если есть документы, которые нужно прочитать, мы склонны разделять их, уделяя им меньше времени, чем необходимо. Такой подход расточительный, тем более, что основная работа несколько раз прерывается. В связи с этим несколько исследований показали, что каждый раз, когда мы прерываем работу, требуется около 15 минут, чтобы восстановить концентрацию и правильный ритм. Если в течение дня, например, вам случится прерывать работу 8 раз за отсутствием реальной необходимости, то, даже не осознавая этого, вы зря использовали 2 часа своего времени. И это действительно так, проверено не только на книгах и исследованиях, но и на себе.

Время для вас: работа и семейные обязательства — это аспекты вашей жизни, которые вы не можете устранить или управлять ими автономно. Часто бывает необходимо согласовать наши потребности во времени с потребностями коллег и семьи. Таким образом, даже самая простая задача будет казаться горой, которую трудно преодолеть. Найдите время для себя. 

Выбирайте занятия и планируйте лучшее время дня для них. Например, вы можете отправиться на прогулку после работы или пойти в спортзал рано утром перед началом работы. Вы можете потратить полчаса на чтение книги во время перерыва или утром. Выберите занятие, которое вам нравится и идеальное время суток для этого.

Планируйте и готовьтесь к следующему дню: прежде чем выключить компьютер или покинуть рабочее место, подумайте о том, что нужно сделать на следующий день, спланируйте их. Это очень важно, подготовьте всё, что вам нужно для выполнения дневных дел. Например, если вы собираетесь демонстрировать свою презентацию и связанные с ней документы во время встречи, лучше всего подготовить их накануне, хорошо организовать, чтобы всё было под рукой в нужный момент. Таким образом, начало рабочего дня будет менее напряженным и более продуктивным. Нет ничего хуже, чем начать день с поиска вещей, которые находятся непонятно где, в то время как другие ждут вас. 

Неприятное ощущение, правда? Ведь, у всех же такое было, так ведь? У меня такое случалось не раз, очень неприятные ощущения.

Делегируйте, но осторожно: анализируя свои сильные и слабые стороны, вы обнаружите, что не можете делать всё без помощи других. Поэтому было бы хорошо делегировать определенные задачи кому-то другому, что является трудным выбором для тех, у кого нет этой привычки. Кроме того, это решение требует тщательной оценки, потому что делегирование слишком большого количества или неправильных дел может на самом деле привести к большей потере времени, так как тогда будет необходимо проверять работу, проделанную другими. Также подумайте о том, чтобы представить свою работу на рассмотрение других. Вы сэкономите время на этапе проверки и у вас будет ещё и другая, альтернативная точка зрения.

Теперь, когда вы прочитали эти очень важные советы о том, как быть продуктивным на работе, вам нужно сделать перерыв, проанализировать и выяснить, что вам нужно и какие ресурсы вы можете задействовать. Помните, что все действия вращаются вокруг вас и того, как вы с ними справляетесь. Поэтому ищите наилучшую стратегию, чтобы всегда оставаться сосредоточенным и добиваться максимальной эффективности.

Подписывайтесь и мы со СТОПРОЦЕНТНОЙ эффективностью будем помогать друг другу, в нашей стремительной но Интересной Жизни! До встречи, Дорогие Друзья, с самыми добрыми пожеланиями, Александр!