Что такое KPI простыми словами и для чего нужны

Вероятно, вы уже читали или слышали эту аббревиатуру в различных контекстах и, возможно, задавались вопросом: «что это за KPI?» В этой статье мы подробно разберём, что такое KPI и почему они важны для каждой компании.

Что такое KPI

KPI — это аббревиатура буквально расшифровывается, как «ключевые показатели эффективности», то есть все показатели, которые каждая компания должна отслеживать для достижения своих бизнес-целей.

Это показатели эффективности и результативности процессов и действий, выполняемых в каждом отделе или филиале компании, чтобы можно было убедиться, что всё работает хорошо. Таким образом, мы можем различать различные ключевые показатели эффективности, которые следует устанавливать в зависимости от области, к которой они относятся:

- Административно-финансовая сфера;

- Область маркетинга;

- Производственная площадь;

- Зона продаж;

- Зона обслуживания клиентов.

Примеры KPI

Показатели, необходимые для понимания эффективности работы компании, различаются в зависимости от типа компании, а также от деятельности, которую мы хотим измерить.

Например, мы хотим измерить результаты наших кампаний по привлечению потенциальных клиентов, то есть маркетинговых действий, которые мы предприняли для привлечения новых клиентов.

Предположим, мы создали кампанию в социальных сетях, чтобы привлечь на наш сайт https://bizpros.ru/ новых людей и попытаться превратить их в наших клиентов. В конкретном случае, чтобы понять, эффективны ли наши действия и позволяют ли они нам достичь цели, мы можем отследить:

- Количество людей, которые нажимают на нашу рекламу.

- Уровень отказов от нашего сайта, то есть, когда люди покидают сайт, не выполнив действия, ради которого мы их сюда привели: например, заполнить форму, чтобы оставить свои контактные данные.

- Количество людей, оставивших свои контакты.

- Процент людей, которые, несмотря на то, что оставили свои контактные данные, не отвечают на телефонные звонки и электронные письма.

- Количество людей, которые становятся нашими клиентами, покупающими наши услуги или продукты после того, как мы с ними связались.

Это лишь некоторые примеры ключевых показателей эффективности, которые вы можете установить, чтобы оценить эффективность инвестиций и понять, работает ли маркетинговая стратегия. 

К этому вы также можете добавить: скорость открытия электронной почты, если контакт осуществляется с помощью этого инструмента. Количество людей, которые, возможно, откажутся от подписки на вашу рассылку после первого, второго или третьего контакта. Процент людей, которые совершают конверсию после одного письма, после двух или после трех.

Вам необходимо чётко понимать, что каждое действие, которое вы предпринимаете в вашей компании, измеримо и, следовательно, может представлять собой KPI, индикатор курса, который может сказать вам, какие действия приводят к желаемым результатам, а какие сбивают вас с пути и приводят к потере времени, энергии и денег.

Другой пример: если вы предприниматель, среди ключевых показателей эффективности, которые необходимо измерить для отслеживания прогресса вашего оборота, вам также необходимо будет включить количество продаж (ежедневных, ежемесячных, годовых) и среднюю цену продажи ваших товаров. Если у вас розничные магазины, вы будете следить за количеством чеков и увеличением среднего чека.

Чтобы проверить эффективность и организованность компании, вы можете измерить количество ежедневных задач, которые выполняют сотрудники, среднее количество часов, необходимых для выполнения одной задачи, и так далее.

Ещё несколько идей ключевых показателей эффективности, разделенных по секторам и областям значимости.

KPI по продажам

Показатели эффективности, основанные на продажах и финансах, могут включать в себя:

- Прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации, используемый для расчета денежных потоков компании.

- Чистая прибыль после уплаты расходов и налогов.

- Валовая прибыль после вычета затрат на производство реализованной продукции.

- Управленческие и кадровые расходы.

- Разница между прогнозируемым доходом и фактическим доходом.

- Разница между выделенным бюджетом и фактическими расходами.

- Количество продаж по разным регионам.

- Количество продаж новым клиентам.

- Доход от повторных продаж.

- Доходы от дополнительных продаж.

- Сравнение онлайн-продаж и продаж в магазине (оффлайн).

KPI для маркетинга

К типичным показателям эффективности маркетинга и рекламы, помимо упомянутых в уже рассмотренном примере, можно отнести:

- Количество посетителей сайта, разделённое между десктопными и мобильными устройствами.

- Количество посетителей, приходящих на сайт органически и находящих нас в поисковых системах.

- Количество посещений определенного контента, например статьи в нашем блоге.

- Среднее время, проведенное на определенной странице.

- Позиционирование в поисковых системах.

- Стоимость за лид (т. е. за привлечение клиента).

KPI для человеческих ресурсов

Если мы будем отслеживать эффективность компании, используя человеческие ресурсы в качестве ключевых показателей, мы можем включить в число ключевых показателей эффективности для мониторинга:

- Количество новых сотрудников в компании.

- Текучка кадров.

- Уровень удовлетворенности сотрудников.

- Коэффициент невыходов на работу.

- Сравнение средней зарплаты нашей компании и конкурентов.

Как видите, показатели эффективности варьируются и их много, но это не значит, что обязательно нужно измерять все.

Измерение того, что не соответствует целям компании, приведёт к отрицательным результатам для вашего бизнеса. Вот несколько полезных советов по определению ключевых показателей эффективности компании.

Как определить KPI

Чтобы определить, какие показатели эффективности отслеживать, необходимо начать с основ, т. е. понять цели компании и кто должен нести ответственность за контроль эффективности счетчиков и производительности компании.

Таким образом, это коллективная работа: владелец или руководитель отдела не может установить ключевые показатели эффективности без взаимодействия с аналитиками, продавцами или другими сотрудниками, способными предоставить полезную информацию для мониторинга производительности.

Поэтому полезно задавать себе вопросы, чтобы понять, что измерять, как это делать и, прежде всего, кому придется это делать.

Вот несколько полезных вопросов, которые могут помочь нам выбрать наиболее эффективные ключевые показатели эффективности в зависимости от бизнес-модели компании и целей, которые необходимо достичь.

1. Какого результата компания хочет достичь этим действием?

2. Почему важно добиться такого результата?

3. Какие действия могут иметь положительный эффект?

4. Как можно измерить прогресс?

5. Кто отвечает за мониторинг прогресса?

6. Как часто следует отслеживать прогресс?

Чтобы ответить на эти вопросы, необходимо установить чёткие, конкретные, измеримые показатели эффективности, которыми будет пользоваться вся рабочая команда.

Определение ключевых показателей эффективности для мониторинга

1.) Выберите для измерения только один показатель (или два), который напрямую влияет на цели, которых вы хотите достичь. Поскольку всё измеримо, необходимо сосредоточиться только и исключительно на том, что действительно влияет на наши бизнес-цели. В противном случае мы только потратим время и энергию на получение измерений, которые бесполезны для оценки наиболее важных показателей для нашей компании.

2.) Убедитесь, что выбранные ключевые показатели эффективности являются нужными. Вам также следует спросить себя, можно ли легко, точно и быстро определить этот показатель количественно. При этом важно, чтобы эти показатели были актуальными в долгосрочной перспективе и были полезны для корректировки стратегии компании.

3.) Определите человека, ответственного за мониторинг KPI. Выберите, кто в вашей рабочей команде больше всего склонен к отслеживанию и анализу за конкретными ключевыми показателями эффективности. Убедитесь, что вы выбрали человека, у которого есть:

- Аналитические способности, позволяющие лучше понимать и анализировать процессы.

- Управленческие и организационные навыки, позволяющие управлять работой в случае необходимости вмешаться и изменить действия и стратегии компании.

- Коммуникабельные и лидерские качества, позволяющие влиять на преданную своему делу рабочую команду, направлять её и вносить коррективы.

3.) Мониторинг ключевых показателей эффективности означает непрерывное и постоянное создание ежемесячных, ежеквартальных или полугодовых отчетов, чтобы иметь возможность постепенно вмешиваться в любые изменения реализованных стратегий. Регулярный мониторинг помогает понять, произошли ли существенные изменения за тот или иной период времени, и выявить причины, чтобы в случае необходимости принять меры.

Для чего нужны KPI?

Помимо того, что эти показатели являются отличным компасом для понимания эффективности нашего бизнеса и инвестиций, они также помогают нам:

- Мотивировать сотрудников и членов рабочей команды, делясь с ними полученными результатами.

- Повысить эффективность внутренних бизнес-процессов.

- Иметь общее видение, которое сочетает в себе стратегию, бизнес-цели и достигнутые результаты.

Как вы увидели, знание ключевых показателей эффективности, умение их определять и понимание того, как их использовать в компании, является чрезвычайно важным стратегическим навыком. Владение этим навыком обязательно поможет вам выделиться среди коллег и продвинуться по карьерной лестнице. До новых встреч!